Kennen Sie das? Sie sind zu einem Meeting eingeladen und wissen nicht genau, worum es geht. Im Vorfeld gab es keine Agenda und sie konnten sich nicht vorbereiten. Sie kommen pünktlich zum Meeting, die Luft im Raum ist zum Schneiden, einige Teilnehmer verspäten sich, andere tippen gelangweilt auf dem Handy. Ohne Struktur reden alle drauf los und am Ende fragen Sie sich nach dem Ergebnis. Leider laufen viele Meetings genauso ab. Die Teilnehmer sind gestresst, da sie wertvolle Arbeitszeit vergeudet haben und das Ergebnis ist gleich null. Gemäß einer Statistik verbringen wir fünf Stunden unserer Wochenarbeitszeit in solchen unnötigen Meetings. Damit Ihr nächstes Meeting zum Erfolg wird, habe ich Ihnen die wichtigsten Tipps zusammengestellt.

Das Meeting vorbereiten.

Ein erfolgreiches Meeting steht und fällt mit einer guten Vorbereitung. Überlegen Sie sich im Vorfeld die folgenden Punkte.

1) Das Ziel des Meetings

Bevor Sie ein Meeting einberufen, überlegen Sie sich, welches Ziel Sie erreichen möchten. Worüber möchten Sie diskutieren? Welche Fragen sind zu klären? Welche Entscheide sind bis wann zu treffen? Welches Ergebnis ist zu erzielen?

2) Die Zielgruppe

Machen Sie sich Gedanken über die richtige Zielgruppe. Welche Personen mit welcher Entscheidungskompetenz müssen zwingend anwesend sein. Laden Sie nur die Personen ein, für die das Thema relevant ist und die einen Beitrag leisten können. Arbeitszeit ist ein kostbares Gut. Füllen Sie die Terminkalender Ihrer Kollegen nicht unnötig mit Meetings.

3) Anzahl der Teilnehmer

Halten Sie den Teilnehmerkreis klein. In einem kleinen Kreis lässt sich wesentlich effektiver eine Lösung erarbeiten, als in einer großen Runde. Bei mehr als zehn Personen wird es unübersichtlich und es wird schwierig, alle Personen zu Wort kommen zu lassen. Fünf Teilnehmer ist eine ideale Größe.

4) Struktur des Meetings

Machen Sie sich die folgenden Überlegungen. In welcher Form arbeiten Sie zusammen? Treffen Sie sich vor Ort oder entscheiden Sie sich für Telefon oder Videokonferenz? Welche Moderationsutensilien brauchen Sie? Beamer, Laptop, Flipchart, Pinnwand. Gibt es einen Protokollführer? Benötigen Sie Getränke und Verpflegung?

5) Agenda

Erstellen Sie eine Agenda und versenden Sie diese mindestens eine Woche vor dem Meeting. Die Agenda enthält die folgenden Informationen:

– Thema / Zielsetzung der Besprechung
– Ort und Uhrzeit (Anfahrtsskizze oder Einwahlinformationen)
– Ablauf und Zeitrahmen
– Teilnehmerkreis
– Vorbereitungsaufgabe (falls benötigt)

 

Worauf ist während des Meetings zu achten?

Als Organisator

  • Fangen Sie pünktlich an und warten Sie nicht auf notorische Zuspätkommer.
  • Halten Sie sich an die Agenda.
  • Behalten Sie die Zeit im Auge. Überziehen Sie die vereinbarte Zeit nicht.
  • Beziehen Sie alle Teilnehmenden in die Diskussion mit ein.
  • Achten Sie darauf, dass die Diskussionen auf einer sachlichen Ebene bleiben.

Als Teilnehmer

  • Kommen Sie pünktlich.
  • Nehmen Sie keine Anrufe entgegen.
  • Hören Sie aufmerksam zu und tippen Sie nicht Nachrichten auf Handy oder iPad.
  • Tuscheln Sie nicht mit Ihrem Nachbarn.
  • Fallen Sie den anderen Teilnehmern nicht ins Wort.
  • Schlafen Sie nicht ein.
  • Gehen Sie nicht frühzeitig ohne nachvollziehbaren Grund, den Sie vorher ankündigen.

 

Das Meeting nachbereiten

Eine gute Nachbereitung ist ebenso wichtig, wie eine gute Vorbereitung. Halten Sie die wichtigsten Ergebnisse in einem übersichtlichen Protokoll fest. Am besten eignet sich eine Tabellenform. Gliedern Sie das Protokoll übersichtlich und schreiben Sie in sachlichen, kurzen Sätzen. Kennzeichnen Sie Maßnahmen mit Termin und Verantwortlichem.

Vergessen Sie nicht die folgenden Angaben in Ihrem Protokoll:

  • Thema des Meetings
  • Teilnehmer und Verteiler
  • Ort, Datum, Uhrzeit des Meetings
  • Protokollführer

Versenden Sie das Protokoll zeitnah bis spätestens drei Tage nach dem Meeting.

 

Interkulturelle Meetings

Achten Sie bei Meetings, in denen Teilnehmende einer anderen Muttersprache anwesend sind, unbedingt auf das Sprachniveau. Sprechen Sie in einfachen Worten und verzichten Sie auf unnötiges Fachvokabular.

 

Digitale Meetings

Findet Ihr Meeting per Videokonferenz oder Telefon statt, achten Sie auf die folgenden Dinge:

  • Wählen Sie sich rechtzeitig ein. Fünf Minuten vorher reicht aus, ansonsten stören Sie eventuell das Meeting, das über dieselbe Zugangs-ID läuft. Idealerweise hat der Organisator darauf geachtet, dieselbe Meeting-ID nicht direkt hintereinander zu verwenden.
  • Achten Sie auf Ihre Umgebungsgeräusche. Stellen Sie Ihr Mikrofon leise, wenn Sie nicht reden.
  • Machen Sie sich im Vorfeld mit Ton- und Bildtechnik vertraut.
  • Ist ein Video von Ihnen zu sehen, ist Ihr Kopf in der Mitte vom Bild. Tragen Sie auch im Homeoffice bei einer Videokonferenz ein Business Outfit. Achten Sie auf den Hintergrund in Ihrem Büro – der Korb mit Bügelwäsche sollte bitte nicht zu sehen sein.

 

Fazit

Überlassen Sie den Erfolg Ihres nächsten Meetings nicht dem Zufall. Bereiten Sie sich auf Ihre Rolle als Gastgeber vor. Planen Sie genügend Zeit für die Vor- und Nachbereitung ein. Als Teilnehmer sind Sie aber ebenfalls verantwortlich für gute Ergebnisse und ein gelungenes Meeting.

 

Hier gibt es den Artikel als Podcastfolge mit zusätzlichen Informationen.

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