Videokonferenzen sind anstrengend und längst nicht jeder fühlt sich damit wohl. Denken Sie daran, in einer Videokonferenz laden Sie Ihre Kollegen oder Kunden in Ihr Büro oder sogar Ihr privates Zuhause ein. Sie sind Gastgeber und dafür verantwortlich, dass Ihre Gäste sich wohlfühlen. Tragen Sie zu mehr Wohlbefinden bei, in dem Sie ein angenehmes Ambiente schaffen.

Ich habe Ihnen im folgenden 5 Tipps zusammengestellt, wie Ihnen das gelingt.

1) Schaffen Sie Ordnung

Ein ordentliches Büro ist das A&O egal ob online oder offline. Online haben Sie den Vorteil, dass Ihre Kunden nur einen bestimmten Kameraausschnitt zusehen bekommen und Sie geschickt unordentliche Ecken verbergen können. Beachten Sie aber, das der Sichtbereich der Kamera häufig viel größer ist, als man denkt. Testen Sie Ihren Kameraausschnitt, bevor Sie online gehen. Idealerweise ist Ihr Büro so aufgeräumt, dass Sie alles ohne Probleme zeigen können. 

2) Der passende Hintergrund

Nicht jeder verfügt zu Hause über ein eigenes Arbeitszimmer, das er nach belieben einrichten kann. Viele begnügen sich mit einer Arbeitsecke im Wohnzimmer oder sogar Schlafzimmer. Auch hier kann der Arbeitsplatz ordentlich und kameratauglich gestaltet werden. Ein ungemachtes Bett, der Wäschekorb mit Schmutzwäsche oder ein nicht abgeräumter Esstisch sind in jedem Fall kein geeignetes Hintergrundambiente für ein Businessgespräch. Auch eine kalkweiße Wand schafft wenig Ambiente, insbesondere wenn sie in geringem Abstand zu ihr sitzen. Idealerweise schaffen Sie eine dezente Hintergrunddekoration, die zu Ihrem Business passt. Das können stilvolle Bilder sein, aber auch ein Regal mit schlichter Dekoration. Verzichten Sie auf zu private Dinge, wie zum Beispiel Familienfotos. Überfrachten Sie Ihr Büro nicht mit Dekoelementen, die zu sehr ablenken. Weniger ist mehr. Schließlich soll der Fokus auf Ihnen und Ihrer Botschaft liegen.

Wenn Sie keine Möglichkeit haben Ihren Arbeitsplatz, ansprechend zu gestalten, verwenden Sie die Hintergrundoptionen Ihres Onlinekonferenztools. Bei Teams lässt sich der Hintergrund verschwommen darstellen. Bei Zoom können Sie verschiedene Hintergrundbilder auswählen oder ein eignes Bild hochladen. Testen Sie diese aber unbedingt vor der Anwendung. Je nach Hintergrund und Graphikkarte Ihres Rechners werden Sie im Hintergrund verschluckt oder das Bild wackelt bei der kleinsten Bewegung. Das sieht teilweise lustig aus, bringt aber eine unnötige Unruhe in Ihr Gespräch. Am einladendsten bleibt der Blick in einen aufgeräumten, dezent gestalteten Raum. Es lohnt sich, hier zu investieren, denn Sie vermitteln Ihren Kunden und Kollegen einen Eindruck über sich.

3) Die richtige Beleuchtung wirkt Wunder

Haben Sie das Gefühl, dass Sie in Videokonferenzen viel schlechter aussehen und fühlen sich dabei unwohl? Wahrscheinlich liegt es am Licht. Wie auch in der Fotographie spielt das Licht eine entscheidende Rolle, ob Sie blass oder rosig, zu stark ausgeleuchtet oder zu dunkel erscheinen. Am besten wirken Sie im natürlichen Tageslicht von vorne oder von der Seite. Steht natürliches Tageslicht nicht zur Verfügung, verwenden Sie einen Lichtring. Dieser beleuchtet Sie von vorne und bietet je nach Modell unterschiedliche Lichttöne und -intensitäten, die Sie entsprechend der Umgebungsbeleuchtung anpassen können. Sollte hinter Ihnen noch ein weiter Blick in den Raum entstehen, können Sie diesen mit einem dezenten Hintergrundlicht aufhellen. Verzichten Sie auf Deckenlampen. Diese erzeugen Augenschatten.

4) Kamera und Ton

Wer viel an Videokonferenzen teilnimmt, sollte über die Investition in eine hochwertige, externe Kamera nachdenken. Diese lässt sich individuell positionieren und liefert eine bessere Bildqualität als PC oder Laptopkameras. Bei der richtigen Positionierung sollten Sie darauf achten, dass die Kamera auf Augenhöhe ist und während des Meetings in einer ruhigen Position verbleibt. Es ist daher davon abzuraten, Videokonferenzen auf der Coach mit dem Laptop auf den Knien durchzuführen. 

Der Ton spielt ebenfalls eine große Rolle für ein angenehmes Ambiente bei der Videokonferenz. Ein Headset oder ein Kopfhörer mit Mikrofon liefern meist einen besseren Ton als das interne Mikrofon Ihres PC oder Laptops. Achten Sie bei der Verwendung eines Kopfhörers darauf, dass Sie beim Gestikulieren das Mikrofon nicht berühren. Bei häufiger Anwendung verlieren Kopfhörer Ihre Tonqualität und fangen an zu rauschen. Fragen Sie am Anfang Ihrer Konferenz, ob man Sie gut verstehen kann, und halten Sie ein paar Ersatzkopfhörer parat. Hintergrundgeräusche wie eine laute Straße, Kindergeschrei oder Handyklingeln sind ebenfalls sehr unangenehm. Versuchen Sie Hintergrundgeräusche, so gut es geht zu eliminieren. Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht am Reden.

5) Internetverbindung

Nicht zu unterschätzen ist auch die Qualität der Internetverbindung. Die Verbindungsstabilität lässt sich deutlich verbessern, wenn Sie statt der Nutzung des WLANs Ihren PC oder Laptop direkt über ein LAN Kabel verbinden. Wenn das insbesondere zu Hause nicht möglich ist, sensibilisieren Sie Ihre Familienmitglieder, dass Sie bei wichtigen Kundengesprächen die Netzleistung nicht unnötig z.B. durch Computerspiele belasten. Es ist sehr unangenehm, wenn das Bild ständig eingefroren oder verpixelt dargestellt wird. Denken Sie daran, dass Videokonferenzen durch den starren Blick auf den Bildschirm anstrengender sind als Präsenzmeetings. Tragen Sie dazu bei, dass es so wenig Störfaktoren wie möglich gibt.